Tyto podmínky zpracování jsou platné a účinné od 1.8.2025.
Záleží nám na ochraně Vašeho soukromí. Proto si prosím pečlivě přečtěte tyto Podmínky zpracování Osobních údajů (dále jen „Podmínky zpracování“).
Tyto Podmínky zpracování se vztahují pouze na zpracování údajů fyzických osob (např. těch, které s námi uzavírají Smlouvy jako podnikatelé nebo vystupují jménem právnických osob uzavírajících s námi Smlouvy). Údaje právnické osoby a údaje vážící se k právnické osobě nesplňují definici Osobních údajů a jejich zpracování nepodléhá Nařízení GDPR.
Tyto Podmínky zpracování podrobně popisují, jak získáváme, používáme a uchováváme Vaše Osobní údaje při jednotlivých činnostech prováděných v rámci provozu Aplikace Doklado. V případě jakýchkoli dotazů, připomínek nebo žádostí týkajících se ochrany soukromí nás prosím kontaktujte na adrese podpora@doklado.sk.
Pokud se v těchto Podmínkách zpracování používá pojem „Správce“, „My“, „nás“ a podobně, rozumí se tím společnost Doklado s.r.o., IČO: 53781856, se sídlem Alexandra Rudnaya 2489/40, Žilina 010 01, Slovenská republika, zapsaná v obchodním rejstříku Okresního soudu Žilina, odd.: Sro, vložka č. 77283/L.
Pro účely těchto Podmínek zpracování mají následující pojmy tento význam:
„Osobní údaje“ znamenají všechny osobní údaje, které se vztahují ke konkrétní žijící fyzické osobě, která je identifikovatelná nebo by prostřednictvím těchto údajů mohla být identifikována, a které zpracováváme pro některý z účelů uvedených v těchto Podmínkách zpracování. Pro vyloučení pochybností, pokud se údaje vyplňované v rámci používání Aplikace týkají právnické osoby, nejedná se v žádném případě o Osobní údaje.
„Správce“ znamená konkrétní osobu, která určuje účel zpracování Osobních údajů, a tím jsme My v souladu s těmito Podmínkami zpracování.
„Zpracovatel“ znamená jinou osobu než Správce (fyzickou nebo právnickou osobu nebo jiný subjekt), která zpracovává Osobní údaje jménem Správce.
„Nařízení GDPR“ znamená nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).
„Aplikace“ je aplikace Doklado sloužící k poskytování Služby, která je dostupná ve verzi pro mobilní zařízení a webové prohlížeče.
„Zákon o zpracování osobních údajů“ znamená zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.
Ostatní pojmy s velkým počátečním písmenem, které jsou použity v tomto dokumentu, mají stejný význam, jaký jim je dán ve Všeobecných obchodních podmínkách služby Doklado.
Vaše Osobní údaje zpracováváme v souladu s nařízením GDPR a Zákonem o zpracování osobních údajů.
Jméno a příjmení
Při vytvoření Uživatelského účtu nebo Objednávky Vás požádáme o uvedení Vašeho jména a příjmení, které slouží k Vaší identifikaci jako podnikatele užívajícího naši Aplikaci nebo osoby zastupující podnikatele užívající naši Aplikaci.
Pokud je Vaše obchodní firma tvořena jménem a příjmením, spadá do definice Osobního údaje.
IČO
Pokud jste fyzická osoba podnikatel, můžeme o Vás zpracovávat také Vaše IČO udělené příslušným registračním úřadem, které představuje Váš identifikátor.
V případě právnických osob není IČO Osobním údajem, protože není vázáno na konkrétní fyzickou osobu.
E-mailová adresa
Pokud si vytvoříte Uživatelský účet nebo Objednávku v Aplikaci, budeme zpracovávat e-mailovou adresu, kterou uvedete v procesu registrace nebo vytvoření Objednávky.
Telefonní číslo
Při vytvoření Uživatelského účtu nebo Objednávky můžeme požadovat Vaše telefonní číslo, a to za účelem kontaktování při používání Aplikace.
Adresa sídla / místa podnikání
Pokud jste fyzická osoba podnikatel a používáte Aplikaci nebo Službu, můžeme o Vás zpracovávat také adresu sídla nebo místa podnikání.
Stejné údaje jsou zpracovávány i u právnických osob, avšak vzhledem k nemožnosti přiřazení těchto údajů k fyzické osobě se nejedná o Osobní údaj.
Údaje o výši Vašich výdajů
Pokud jste fyzická osoba podnikatel a prostřednictvím Aplikace vytváříte eDoklady, pak údaje o výši výdajů vyplývajících z eDokladů budou zpracovávány pro účely vytváření statistik a pro účely zjištění, o jaké marketingové nabídky můžete mít zájem.
Stejné údaje jsou zpracovávány i u právnických osob, avšak vzhledem k nemožnosti přiřazení těchto údajů k fyzické osobě se nejedná o Osobní údaje.
Údaje o Vašich dodavatelích
Pokud jste fyzická osoba podnikatel a prostřednictvím aplikace vytváříte eDoklady, budou údaje o osobě vystavující doklad zpracovány pro účely vytváření statistik a pro účely zjištění, o jaké marketingové nabídky byste mohli mít zájem.
Stejné údaje jsou zpracovávány i u právnických osob, avšak vzhledem k nemožnosti přiřazení těchto údajů k fyzické osobě se nejedná o Osobní údaje.
Všeobecné informace o Vašem zařízení
Informace jako IP adresa, čas přístupu, údaje o hardwaru a softwaru, který používáte, zpracováváme při přístupu k Aplikaci. Tyto údaje zpracováváme zejména v případech, kdy dochází ke komunikaci mezi Vaším zařízením a našimi servery.
Osobní údaje, které nám poskytnete v případě, že nás budete kontaktovat
Pokud se rozhodnete nás kontaktovat prostřednictvím některé z dostupných e-mailových adres nebo jiným způsobem, budeme o Vás v takovém případě zpracovávat Osobní údaje, které jsou nezbytné pro komunikaci s Vámi a případné vyřízení Vaší žádosti.
1. Založení Uživatelského účtu a zpřístupnění Aplikace
Vaše Osobní údaje v rozsahu Jméno a příjmení, Všeobecné informace o Vašem zařízení, e-mail a telefonní číslo zpracováváme za účelem přijetí opatření před uzavřením smlouvy vznikající přijetím VOP při zřízení Uživatelského účtu, jakož i za účelem samotného uzavření a plnění této smlouvy.
I v případě, že smlouva je uzavírána s právnickou osobou, kterou zastupujete, potřebujeme Vaše Osobní údaje pro ověření Vašeho oprávnění zastupovat Uživatele při uzavření smlouvy a následně pro ověření Vašeho oprávnění jednat za Uživatele. Vaše Osobní údaje jako zástupce právnické osoby jsou v tomto případě zpracovávány také na základě našeho oprávněného zájmu na ověření Vašeho oprávnění jednat jménem Uživatele (právní základ podle článku 6. odst. 1 písm. f) nařízení GDPR).
Právním základem pro zpracování Osobních údajů je v tomto případě přijetí opatření před uzavřením smlouvy, jejíž Smluvní stranou jste, a plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou jste Vy jako dotčená osoba (právní základ podle čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR). Vaše Osobní údaje poskytnuté v souvislosti s vytvořením Uživatelského účtu a používáním Aplikace zpracováváme po dobu trvání existence Vašeho Uživatelského účtu a po dobu 3 let od jeho smazání.
2. Uzavření smlouvy o poskytování služeb
Vaše Osobní údaje v rozsahu Jméno a příjmení, IČO, adresa sídla, e-mail, telefonní číslo, údaje o výši Vašich výdajů, údaje o Vašich dodavatelích zpracováváme za účelem přijetí opatření před uzavřením Smlouvy o poskytování služeb a smlouvy vznikající přijetím VOP při zřízení Uživatelského účtu, jakož i za účelem samotného uzavření a plnění těchto Smluv.
I v případě, že smlouva je uzavřena s právnickou osobou, kterou zastupujete, potřebujeme Vaše Osobní údaje k ověření Vašeho oprávnění zastupovat Uživatele při uzavření smlouvy a následně k ověření Vašeho oprávnění jednat za Uživatele. Vaše Osobní údaje jako zástupce právnické osoby jsou v tomto případě zpracovávány také na základě našeho oprávněného zájmu na ověření Vašeho oprávnění jednat jménem Uživatele (právní základ podle článku 6. odst. 1 písm. f) nařízení GDPR).
Právním základem pro zpracování Osobních údajů je v tomto případě přijetí opatření před uzavřením smlouvy, jejíž smluvní stranou jste, a plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou jste Vy jako dotčená osoba (právní základ podle čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR).
Vaše Osobní údaje poskytnuté v souvislosti s dodávkou Služby podle Smlouvy zpracováváme po dobu trvání Smlouvy a po dobu 3 let od ukončení poslední Smlouvy uzavřené s Vámi.
3. Poskytování, zlepšování a optimalizace provozu Aplikace a Služby
Všeobecné informace o Vašem zařízení používáme také pro účely poskytování, zlepšování a optimalizace provozu Aplikace a Služeb, pro zvýšení komfortu při používání Aplikace, pro zajištění technické podpory Aplikace, analytického a statistického vyhodnocení používání Aplikace a zabránění zneužívání Aplikace a Služeb.
Právním základem pro zpracování Osobních údajů je v tomto případě náš oprávněný zájem na zajištění řádného provozu Aplikace a Služby, optimalizaci funkcí aplikace, jakož i zájem na zlepšení úrovně poskytovaných Služeb (právní základ podle článku 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR).
Vaše Osobní údaje získané za tímto účelem budou zpracovávány po dobu 3 let od Vašeho posledního použití Aplikace.
4. Marketingové účely
Pokud jste jako fyzická osoba souhlasili se zpracováním Osobních údajů pro marketingové účely, budeme o Vás budeme zpracovávat Osobní údaje v rozsahu jméno a příjmení, IČO, adresa sídla, telefonní číslo, e-mail, všeobecné informace o Vašem zařízení, údaje o výši Vašich výdajů, údaje o Vašich dodavatelích, a to i za účelem Vašeho oslovení s marketingovými nabídkami naší společnosti a našich obchodních partnerů, o které můžete mít na základě používání Aplikace nebo Služby zájem. V případě udělení souhlasu s použitím Vašich Osobních údajů pro marketingové účely je právním základem pro zpracování Vašich údajů za účelem poskytování marketingových nabídek Váš souhlas se zpracováním Osobních údajů (právní základ podle článku 6. odst. 1 písm. a) nařízení GDPR) a Vaše Osobní údaje budou zpracovávány po dobu platnosti Vašeho souhlasu, resp. do jeho odvolání nebo uplynutí 3 let od jeho udělení.
Pokud jste nám svůj souhlas neudělili, ale objednali jste si u nás Službu, mohou být Vaše Osobní údaje v rozsahu jméno a příjmení, IČO, adresa sídla, telefonní číslo, e-mail, všeobecné informace o Vašem zařízení, údaje o výši Vašich výdajů, údaje o Vašich dodavatelích zpracovávány za účelem oslovení Vás s nabídkami naší společnosti a našich obchodních partnerů, o které můžete mít zájem na základě používání Aplikace nebo Služby.
V uvedeném případě je právním základem pro zpracování Osobních údajů náš oprávněný zájem a oprávněný zájem našich obchodních partnerů na realizaci přímého marketingu s cílem nabízet Vám informace a produkty, které pro Vás mohou být relevantní a zajímavé (právní základ podle čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR) a Vaše Osobní údaje budou zpracovávány po dobu 3 let od ukončení poslední Smlouvy s Vámi (případně máte právo proti tomuto zpracování vznést námitku).
5. Odpovídání na otázky, žádosti, dotazy
Vaše Osobní údaje v rozsahu, v jakém nám je sdělíte při komunikaci s námi, zpracováváme za účelem vyřízení Vaší otázky, žádosti nebo dotazu případně za účelem provedení jiných činností souvisejících s Vaší otázkou, žádostí nebo dotazem.
Právním základem pro zpracování Osobních údajů je v tomto případě náš oprávněný zájem na vyřízení Vaší otázky, žádosti nebo dotazu (právní základ podle čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR).
Vaše Osobní údaje budou zpracovávány po dobu nezbytnou k zodpovězení Vaší otázky, žádosti nebo dotazu nebo po dobu, po kterou budou přijata další opatření v souvislosti s Vaší otázkou, žádostí nebo dotazem, nejdéle však po dobu 1 roku.
6. Vyřizování žádostí v souvislosti s uplatňováním práv dotčených osob podle GDPR (Zákona o zpracování osobních údajů)
Vaše Osobní údaje v rozsahu, v jakém nám je sdělíte ve Vaší žádosti související s uplatněním práv podle GDPR nebo Zákona o zpracování osobních údajů, zpracováváme za účelem přezkoumání, posouzení, provedení činností, vyřízení a informování Vás o vyřízení Vaší žádosti týkající se uplatnění některých práv podle článků 16 až 22 GDPR.
Právním základem pro zpracování Osobních údajů je v tomto případě plnění naší zákonné povinnosti (právní základ podle článku 6 odst. 1 písm. c) nařízení GDPR). Vaše Osobní údaje budou v tomto případě zpracovávány a uchovávány po dobu 10 let ode dne doručení žádosti.
Vaše Osobní údaje zpřístupníme třetím osobám v následujících případech:
• Pokud nám taková povinnost vyplývá z platných právních předpisů, zejména na žádost orgánů činných v trestním řízení, soudů, jiných orgánů veřejné moci nebo jiných oprávněných osob.
• Pokud je to nezbytné pro plnění našich povinností a zajištění našich oprávněných zájmů, zejména našim právníkům, poradcům, auditorům, poskytovatelům IT služeb atd.
Vaše Osobní údaje mohou být zpřístupněny třetím osobám také prostřednictvím souborů cookies našich obchodních partnerů a poskytovatelů služeb, jejichž soubory cookies používáme při provozu Aplikace. Pro zpřístupnění některých z těchto údajů je nutné, abyste udělili svůj souhlas nebo aby byl dán oprávněný zájem. Více informací o tomto zpracování Osobních údajů je k dispozici v našich podmínkách používání souborů cookies, případně v consent liště při návštěvě Aplikace.
S osobami, které mají postavení Zpracovatele, uzavíráme v souladu s GDPR smlouvy o zpracování osobních údajů a Zpracovatelé zpracovávají Osobní údaje vždy na základě pokynů a jménem naší Společnosti. Všichni naši Zpracovatelé zpracovávají Osobní údaje v souladu s těmito Podmínkami zpracování.
Vaše Osobní údaje nepřenášíme mimo Evropský hospodářský prostor, pokud by k tomu v budoucnu mělo dojít, zajistíme, aby tento přenos proběhl za podmínek a ve standardu stanoveném GDPR.
Jako dotčená osoba, o které zpracováváme Osobní údaje, máte následující práva:
Právo odvolat souhlas
V případech, kdy Vaše Osobní údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoli odvolat. Souhlas můžete odvolat elektronicky na adrese podpora@doklado.sk. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování Osobních údajů, které jsme na jeho základě o Vás zpracovávali.
Právo na přístup
Máte právo na poskytnutí kopie Osobních údajů, které o Vás máme k dispozici, jakož i na informace o tom, jak Vaše Osobní údaje používáme. Ve většině případů Vám budou Vaše Osobní údaje poskytnuty v písemné listinné formě, pokud nepožadujete jiný způsob jejich poskytnutí. Pokud jste o poskytnutí těchto informací požádali elektronickými prostředky, budou Vám poskytnuty elektronicky, pokud to bude technicky možné.
Právo na opravu
Přijímáme přiměřená opatření, abychom zajistili přesnost, úplnost a aktuálnost informací, které o Vás máme k dispozici. Pokud se domníváte, že údaje, které máme k dispozici, jsou nepřesné, neúplné nebo neaktuální, neváhejte nás požádat o opravu, aktualizaci nebo doplnění těchto informací.
Právo na výmaz („právo být zapomenut“)
Máte právo požádat nás o vymazání Vašich Osobních údajů, například v případě, že Osobní údaje, které jsme o Vás získali, již nejsou potřebné pro splnění původního účelu zpracování. Vaše právo je však nutné posoudit s ohledem na všechny relevantní okolnosti. Můžeme například mít určité zákonné a regulační povinnosti, což znamená, že Vaší žádosti nebudeme moci vyhovět.
Právo na omezení zpracování
Za určitých okolností jste oprávněni nás požádat, abychom přestali používat Vaše Osobní údaje. Jedná se například o případy, kdy se domníváte, že Osobní údaje, které o Vás zpracováváme, mohou být nepřesné, nebo když se domníváte, že je již nepotřebujeme využívat.
Právo na přenositelnost údajů
Za určitých okolností máte právo požádat nás o přenos Osobních údajů, které jste nám poskytli, jiné třetí straně podle Vašeho výběru. Právo na přenositelnost se však vztahuje pouze na Osobní údaje, které jsme od Vás získali na základě souhlasu nebo na základě smlouvy, jejíž jste jednou ze smluvních stran.
Právo vznést námitku
Máte právo vznést námitku proti zpracování Osobních údajů, které je založeno na našich oprávněných zájmech. Pokud nemáme přesvědčivý oprávněný důvod pro zpracování a Vy vznesete námitku, nebudeme Vaše Osobní údaje dále zpracovávat.
Právo podat stížnost u dozorového orgánu
Pokud se domníváte, že Vaše Osobní údaje jsou zpracovávány v rozporu s GDPR, můžete podat stížnost dozorovému orgánu:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika
tel.: +420 234 665 111
e-mail: posta@uoou.gov.cz
ID datové schránky: qkbaa2n
www.uoou.cz
Veškeré Osobní údaje, které shromažďujeme a zpracováváme, jsou chráněny přiměřenými technickými prostředky a bezpečnostními opatřeními, aby nedošlo k neoprávněnému přístupu nebo zneužití těchto Osobních údajů. Neustále zlepšujeme a implementujeme nové administrativní, technické a organizační opatření na zabezpečení přiměřené bezpečnosti Osobních údajů.
Bez ohledu na všechna naše opatření je třeba mít na paměti, že přenos dat přes veřejnou síť internetu ani jakékoli ukládání elektronických dat nemůže být 100% bezpečné.
Jsme oprávněni tyto Podmínky zpracování kdykoli změnit nebo upravit.
Pokud do těchto Podmínek zpracování provedeme jakékoli změny, nové Podmínky zpracování umístíme do Aplikace a o změně Podmínek zpracování Vás podle potřeby informujeme také e-mailem.
Takto změněné Podmínky zpracování budou platné a účinné od okamžiku, který určíme jako den jejich platnosti a účinnosti.
Máte-li jakékoli dotazy, připomínky nebo požadavky týkající se těchto Podmínek zpracování, chcete-li odvolat svůj souhlas nebo uplatnit svá práva, kontaktujte nás prostřednictvím e-mailu na adresu podpora@doklado.sk.
